Construindo uma Empresa Ágil: O Papel dos Dashboards e Scorecards - Parte Final

5. Construir iterativamente usando um approach baseado em protótipos

Um protótipo ou exercício piloto para um pequeno conjunto de KPIs vai criar a expectativa correta da solução CPM. Não só ajuda a TI a construir um caso de negócio (business case) melhor como também ajuda os usuários a encontrarem os requisitos corretos para a solução. Os KPIs podem pertencer a uma só região ou a um assunto em particular. Escolha os KPIs mais importantes usadas para monitorar a performance corporativa como um todo. É necessário um exercício de alto nível de levantamento e especificação de requerimentos para construir uma história sólida sobre esse conjunto de KPIs. Isso deve ilustrar todas as funcionalidades chave da solução, como visualizar em um dashboard ou scorecard, fazer drilling em dashboards e relatórios, lidar com alertas e triggers proativos, colaboração entre usuários e análise de closed-loops com planejamento de dados. A informação para esses KPIs pode ser carregada das fontes do sistema automaticamente ou enviada manualmente para o depósito de dados de performance, dependendo do tempo disponível para o protótipo. A informação para os outros KPIs pode ser preparado e carregado usando arquivos de carga do Excel diretamente nos dashboards e scorecards.

6. Selecionar o portfólio certo de ferramentas para o gerenciamento de performance

A maioria dos vendedores de BI fornece produtos para dashboards, porém identificar a ferramenta certa para todos os requerimentos pode ser uma tarefa desafiadora. A ferramenta certa fornece melhor visibilidade e interpretação precisa dos dados. É recomendado que se faça uma avaliação do vendedor antes de iniciar qualquer processo de design e desenvolvimento. O arquiteto de solução e tecnologia precisa considerar múltiplos fatores de avaliação e priorizar as características necessárias antes de selecionar as ferramentas e tecnologia CPM.

Um dos fatores chave de avaliação para uma ferramenta de dashboard é a integração de componentes de BI com as aplicações de planejamento. Essa integração pode ser alcançada através da devida troca de metadados entre os componentes.

7. Exibir a informação através dos canais e formatos apropriados

A representação gráfica da informação faz a análise mais fácil e ajuda o usuário a tomar decisões rápidas e bem informadas. A chave para tal transformação é avaliar o tipo de formato gráfico adequado para melhor representar a informação. Por exemplo, use um gráfico de torta para representar métricas como porcentagens e um gráfico de linha para representar métricas para direcionamento de tendências ou através de diferentes períodos de tempo.

A informação pode ser exibida usando mecanismos de entrega de informação como:

- Scorecards e dashboards para o monitoramento da performance.

- Relatórios, cubos, grafos e quadrantes para informação operacional e de relatório de desempenho.

- Alertas, triggers e indicadores que podem ser entregues através de diversos canais tais como desktops, e-mails, wireless etc.

- Análises de causa e efeito, workflows, diagramas de impacto e mapas de estratégia.

8. Garantir a segurança da informação através de funções e dados

O requerimento chave de segurança de qualquer corporação é ter um mecanismo de controle interno que garanta confidência, integridade e disponibilidade de dados em um ambiente distribuído. Detalhes do usuário, juntamente com suas autorizações e níveis de autenticação, devem ser capturados para todos os componentes de dashboard na solução de gerenciamento de desempenho.

Nem todos os usuários teriam acesso de leitura e gravação para todas as métricas, KPIs e objetos dos dashboards. Os privilégios de acesso são geralmente baseados no papel, grupo, país ou região do usuário. Alguns exemplos dos níveis de segurança com os quais as aplicações de dashboard geralmente lidam são:

- Logar no portal da solução e acessar vários componentes;

- Ver e modificar dashboards e scorecards;

- Ver perspectivas, KPIs, métricas ou grupos de métricas,

- Modificar dados regionais para os KPIs ou métricas individuais.

Juntamente com uma infra-estrutura de informação bem definida, dashboards e scorecards se tornam uma ferramenta importante para gerenciar e dar mais agilidade ao negócio. Eles constituem um canal importante para entrega de informação, permitindo que os usuários de negócio facilmente visualizem KPIs e gerenciem a performance da empresa. Dashboards e scorecards representam o quão eficientemente uma corporação está se saindo e facilitam respostas rápidas a mudanças nos cenários de negócio. Eles permitem a colaboração nas informações entre os tomadores de decisões de uma organização através de alertas em portais, aplicações em desktops, clientes de e-mail e aparelhos wireless. Além das práticas esboçadas acima, o encorajamento de uma cultura de auditorias e contabilidade com foco em KPIs e métricas é crucial para o sucesso de sua iniciativa de gerenciamento de performance.